上午方案任务避开零散会议，非紧急消息放到固定时段处理，共享日历标出专注工作的整块时间

消息与邮件集中处理

频繁查看邮件会打断正在做的事。非紧急消息被留到相对固定的时段处理。同类电话也尽量安排在一起。浏览器里同时打开的页面开始收拢。分散的小动作逐渐合并到日程里。

临时任务进来先确认截止时间

临时交来的任务需要先问清截止时间。手头排期被一起摆出来讨论。新需求的加入可能挤动原有任务。计划里因此留下应对意外的余量。估时不准的工作也会根据进度重新安排。

会议之间留出整理笔记的空档

连续会议让工作时间变得碎片化。日程安排开始在会议之间留出空档。喝水和整理笔记也有了位置。参加会议前会先确认需要讨论的事项。部分不必参加的会议在回看日历时被识别出来。

给自己的每一天切成了四个时间块

我给自己的每一天切成了四个时间块，上午写方案，下午开会和回消息。日历上原本空荡荡的周三下午，被我标成了深蓝色的“勿扰时段”。用了三个月时间记录法之后，我才看清自己每天有两小时花在找文件上。一张A4纸对折两次，就是我每天早上写待办的全部工具。同事问我为什么从不加班，我只说我下午四点就开始收尾了。周日晚上花二十分钟排下一周的日程，能让我周一少慌一大半。以前总觉得时间不够用，记了一周流水账才知道刷短视频吃掉了九个小时。会议之间我会故意留出十五分钟空档，用来喝水、上厕所和整理笔记。我那本牛皮纸封面的手账，第一页写着“先做难的，再做烦的”。