学会用表格的筛选和透视功能（效率工具的最大陷阱）

效率工具的最大陷阱

效率工具的最大陷阱，是让人沉迷于整理而不是做事。每个番茄开始前我都深呼吸三次，像是一个小小的仪式。用表格管理个人读书清单，一年下来读了二十六本。白板贴在家里书桌旁边，随手写下突然冒出来的想法。文字扩展工具让我输入几个字母就能打出整段常用回复。那款被吹得很神的效率软件，我用了一周就卸载了。和同事比谁一天的番茄多，结果变成了互相监督。学会用表格的筛选和透视功能，月底对账从一天缩短到一小时。早上开工前的十分钟，我用来清理昨天剩下的番茄。

把一年的周报打印出来装订成册

我把一年的周报打印出来装订成册，厚厚一本很有成就感。遇到不会写的周报，我就先回答三个问题，做了什么、结果怎样、下一步。写周报写到第三年，我已经能从同事的周报里读出他的状态。负责人有一次在周报下面回复了一个大拇指，我开心了一整天。月底那几天大家都在赶月报，办公室里只有敲键盘的声音。用语音转文字先口述一遍周报，再整理成文字，效率很高。周报里的风险提示写早了，后来真出问题时负责人没有怪我。我发给负责人的周报都抄送给自己一份，方便以后查找。写给跨部门同事看的月报，要少用内部术语。

有一周什么成果都没有

有一周什么成果都没有，我对着空白的周报坐了半小时。公司要求每周一上午十点前提交周报，我总是周日晚上写。为了显得忙碌而凑字数的周报，读起来空洞又心虚。我在周报里加了一栏“遇到的问题”，负责人看到后主动帮我协调资源。月报季报年报叠在一起的十二月，是我最头疼的月份。用表格写周报比用文档清楚，每一项任务有状态有进度。一位老同事的周报写得极其简洁，每条不超过二十个字。写月报前我会把这个月的聊天记录和邮件翻一遍，找回遗漏的工作。周报被负责人批注“具体点”，我才意识到写得太笼统了。

催周报催到最后，我做了一个自动提醒

催周报催到最后，我做了一个自动提醒，每周五下午三点发送。写月报时我会附上三张截图，比文字描述直观得多。周报里我很少写“完成了沟通”，而是写沟通的结论。有一个月项目全面延期，我在月报里如实写明原因和补救方案。负责人后来在会上表扬了这份月报，说敢于暴露问题是好事。周报写作也是一种表达训练，我的总结能力明显提高了。每次写完周报都会有种完成一个小周期的仪式感。远程办公以后，周报成了负责人了解我工作的主要窗口。写月报之前我先列一个数字清单，再围绕数字组织文字。