学会用表格的筛选和透视功能_给每个项目建一个独立文件夹

给每个项目建一个独立文件夹

给每个项目建一个独立文件夹，里面固定放需求、进度和资料三个子目录。番茄工作法的发明人用的是厨房计时器，我也照着买了一个。尝试过把番茄缩短到十五分钟，对付拖延特别管用。一个人在家办公，番茄钟就是我的上下课铃声。每周日晚上我会看一眼本周的番茄统计，算是给自己打分。一支好写的中性笔和一本方格本，就是我最爱的效率工具。番茄钟结束的铃声响起，我正好写完最后一句话，感觉很妙。自动整理下载文件夹的小工具，让我的电脑整洁了很多。用了这么多年效率工具，我明白最好的工具是适合自己的。

效率工具的最大陷阱

效率工具的最大陷阱，是让人沉迷于整理而不是做事。每个番茄开始前我都深呼吸三次，像是一个小小的仪式。用表格管理个人读书清单，一年下来读了二十六本。白板贴在家里书桌旁边，随手写下突然冒出来的想法。文字扩展工具让我输入几个字母就能打出整段常用回复。那款被吹得很神的效率软件，我用了一周就卸载了。和同事比谁一天的番茄多，结果变成了互相监督。学会用表格的筛选和透视功能，月底对账从一天缩短到一小时。早上开工前的十分钟，我用来清理昨天剩下的番茄。

把“优化了流程”改成“审批时间从三天缩短到一天”

把“优化了流程”改成“审批时间从三天缩短到一天”，说服力完全不同。团队周会上轮流念周报，听到别人的进展也挺有启发。有段时间公司取消了周报，我反而觉得工作没了抓手。我自己偷偷保留了写周报的习惯，存在一个私人文档里。年底写述职报告时，那五十多份周报成了最好的素材库。周报写得好不好，关键看能不能让人三十秒看懂你这周的价值。每次写月报都会发现，这个月有一半时间花在了计划外的事情上。月报里的数据一定要核对，有一次我把单位写错闹了笑话。写周报的时间从一小时缩短到十五分钟，靠的是平时的积累。

有一周什么成果都没有

有一周什么成果都没有，我对着空白的周报坐了半小时。公司要求每周一上午十点前提交周报，我总是周日晚上写。为了显得忙碌而凑字数的周报，读起来空洞又心虚。我在周报里加了一栏“遇到的问题”，负责人看到后主动帮我协调资源。月报季报年报叠在一起的十二月，是我最头疼的月份。用表格写周报比用文档清楚，每一项任务有状态有进度。一位老同事的周报写得极其简洁，每条不超过二十个字。写月报前我会把这个月的聊天记录和邮件翻一遍，找回遗漏的工作。周报被负责人批注“具体点”，我才意识到写得太笼统了。